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檔案管理與知識管理的關系研究

 摘  要：檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術等方面相近相通；而又在管理層面、管理深度、管理范圍、管理側重點、管理特點等方面相差相異。檔案管理與知識管理相輔相成：知識管理可以拓展檔案管理的領域，提升檔案管理的價值；檔案管理可以促進知識的沉淀、積累、傳播、交流、理解、挖掘，加強知識產權的保護。

    關鍵詞：檔案管理  知識管理  關系

    一、檔案管理與知識管理相近相通
    （一）兩者管理對象重疊

    檔案管理的對象是文件、檔案，[1]知識管理的對象是知識。組織的知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識一部分來源于組織在自身各項職能活動中直接形成（包括制作和收到）的文件、檔案；另一部分來源于組織通過收集、購買、交換等方式從外部獲取的圖書、報紙、期刊、數據庫等。也就是說，文件、檔案屬于知識的范疇，屬于知識管理的重要對象。中國臺灣學者楊舜仁說：“知識管理顧名思義：為知識者，才納入管理，而一般能夠納入信息系統(tǒng)管理的知識，不外以電子型態(tài)或書面型態(tài)存在”，因而，“知識存在的型態(tài)與文件管理之型態(tài)相同”。[2]可見，文件、檔案是檔案管理和知識管理共同的管理對象。檔案管理與知識管理的密切關系主要源于這種管理對象的重疊。

    （二）兩者管理目的相近

    檔案界一直將“便于社會各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為組織各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理的根本目的，也是檔案管理的出發(fā)點和落腳點。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，為此知識管理必須力圖將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們能夠做出最好的決策。

    檔案管理和知識管理都將為用戶提供檔案或知識服務，實現檔案或知識的價值，作為其最終目的。正如美國馬里蘭大學教授布魯斯?W?德爾斯泰恩（Bruce W. Dearstyne）教授所言：“文件管理的目標在許多方面都與知識管理非常相似——都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎。”[3]劉越男博士也說：“檔案管理具有為社會提供知識服務的傳統(tǒng)，在促進知識共享這一點上與知識管理不謀而合。”[4]也就是說，在管理目的——提供服務這一點上，檔案管理與知識管理比較近似，只存在服務的廣度、深度、方式等方面的差異。

    （三）兩者管理流程類似

    長期以來，我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務劃分為“六個環(huán)節(jié)”（或“八個環(huán)節(jié)”）：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、（編目與檢索、編輯與研究）、統(tǒng)計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對分散的管理對象（文件、檔案或知識），予以收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實現價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。

    （四）兩者管理技術相同

    在數字化環(huán)境下，文件、檔案產生、流轉于各種各樣的信息系統(tǒng)。對于非數字化環(huán)境下產生的文件、檔案，為了使其適應數字化環(huán)境的要求，也必須對其進行數字化處理。因此，現代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術飛速發(fā)展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。檔案管理和知識管理都需要應用的具體技術或工具包括元數據、數據庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統(tǒng)、信息代理、信息推送、信息安全技術等等。可見，檔案管理與知識管理有著共同的技術支撐——現代信息技術。
　

    二、檔案管理與知識管理相差相異

    從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術方法；而知識管理不僅是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術方法，而且屬于價值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。

    從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對文件、檔案實體（載體）的管理；而知識管理更重視對文件、檔案內容（信息、知識）的管理。

    從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內源顯性知識，還要管理圖書情報之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。

    從管理側重點來看，檔案管理更側重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現實價值與利用價值。

    從管理特點來看，檔案管理更強調對文件、檔案進行嚴格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵一種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系。“文件管理關注自身的良好定義的政策和可審計的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的、寬組織的創(chuàng)造力和知識交易的方式忽視組織傳統(tǒng)。”[5]

    三、檔案管理與知識管理相輔相成
    （一）知識管理提升檔案管理

    1．知識管理可以拓展檔案管理的領域

    傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區(qū)別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現實工作服務，脫離于企業(yè)價值創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領域。

    知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業(yè)各項生產、經營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業(yè)價值創(chuàng)造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務活動直接相結合，成為企業(yè)日常工作中必不可少的組成部分。正如畢馬威公司（PMKG）知識管理副主任塞里?休斯（Ceri Hughes）所言：“知識管理舞臺正越來越拓展文件管理者的領域，擴大其涉及和影響的范圍。”[6]

    2．知識管理可以提升檔案管理的價值

    傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業(yè)各項生產、經營、管理活動服務。

    知識管理強調借助先進的信息技術，通過現代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務，最終實現知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識管理對知識服務的強調和價值創(chuàng)造的關注，使得“知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解”，[7]促進文件、檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

    （二）檔案管理促進知識管理

    1．檔案管理有助于沉淀、積累知識

    隱性知識占企業(yè)知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是，隱性知識存儲于企業(yè)員工個人的大腦之中，難于管理。根據野中郁次郎和竹內弘高的SCEI模型，對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是，從隱性知識到隱性知識的“社會化”（socialization）；二是，從隱性知識到顯性知識的“外部化”（externalization）。[8]但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，一些學者質疑“社會化”的真實有效性和普遍適用性。學者貝克曼（Beckman）就認為，“隱性知識只有通過外部化、文件化轉化為組織的能力才能對組織產生價值”。[9]至于，“外部化”就是我們通常所說的隱性知識顯性化，即通過記錄將隱性知識“物化”于文件、檔案之中。

    檔案管理強調企業(yè)在各項活動過程中產生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項活動的全部過程和結果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現了組織知識的沉淀。例如，開元電腦有限公司（以下簡稱“開元公司”）有一項“工作日志”制度，要求員工在每日工作之后，在內部系統(tǒng)上填報每日工作進展報告和工作心得，通過日積月累，形成項目管理知識和書面化的工作經驗文檔。[10]

    企業(yè)在各項活動中都會不斷產生新的文件，如果這些文件不被集中起來，處于分散狀態(tài)，就會容易丟失。文件的丟失即是知識的流失。檔案管理強調對文件進行歸檔，使之處于組織的集中統(tǒng)一控制之下。這個文件歸檔的過程，就是一個積累知識的過程。由此可見，檔案管理強調產生文件、進行歸檔，強調文件、檔案的完整齊全、集中統(tǒng)一，有助于知識的沉淀、積累，為知識管理提供了知識資源基礎。

    2．檔案管理有助于傳播、交流知識

    信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

    語言交流的優(yōu)點是簡潔、隨意，便于及時對某一問題進行深入探討，易于激發(fā)知識創(chuàng)新。語言交流的缺點在于：第一，受到時間、空間的限制，信息、知識傳播的范圍較小；第二，信息幾經傳遞以后，容易發(fā)生損耗或失真，難以保證信息的真實性；第三，語言交流過程中，時常不會生成相應的書面記錄，從而不利于組織記憶的留存、知識的沉淀，是故美國著名檔案學家T??R?謝倫伯格（T. R. Schellenberg）曾經批評電話是“掠奪歷史的大盜”。

    書面交流的缺點是過于正式、規(guī)范，不便于即時對某一問題進行深入探討；文件所要求的規(guī)范統(tǒng)一的格式與處理程序，有時會無形中約束員工的知識創(chuàng)新思維。但是，借助現代信息技術的書面交流可以不受時間、空間的限制，信息、知識的傳遞速度快，傳播范圍廣；減少發(fā)生信息損耗或失真；便于及時記錄信息、沉淀知識。可見，文件是傳播、交流和共享知識的主要媒介。文件管理一向關注提高文件流轉的效率。這有力地促進了知識的傳播、交流與共享。

    3．檔案管理有助于理解、挖掘知識

    檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”（Principle of Provenance）。傳統(tǒng)的“來源”一般是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等。“即文件是由誰、在什么條件下、運用哪些數據、為了何種目的、采用怎樣的結構形式等方面的綜合背景，這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在。”[11]對來源的尊重，使得文件、檔案在記錄“內容知識”之外，還隱含了更深層的“背景知識”。這種“背景知識”可以幫助人們更好地理解“內容知識”，也可以為人們提供尋找知識的線索和評價知識的依據。因此，加拿大著名檔案學家特里?庫克（Terry Cook）認為，來源維護了文件、檔案的證據價值與相互關系，“這種證據和職能的相互關系是檔案人員的特殊權限范圍，也是使數據變成信息、信息變成知識的關鍵”。[12]塞里?休斯說：“文件管理者能清楚地理解組織的知識基礎，而且長期涉及組織知識，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當前的，哪些信息是至關重要的、重要的或不重要的。”[13]德爾斯泰恩教授也指出：“文件管理工作者可以使知識管理者對信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。”[14]

    檔案管理對來源的尊重，對“背景知識”的強調，有助于人們理解、挖掘知識，促進知識應用。

    4．檔案管理有助于保護知識產權

    企業(yè)的知識產權主要是指企業(yè)擁有的專利權、商標權、著作權等，它是企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無形資產、知識資本。保護企業(yè)的知識產權是維護企業(yè)合法權益、促進企業(yè)知識創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內容。

    文件、檔案真實地記錄了企業(yè)進行知識創(chuàng)新活動的過程與結果，是企業(yè)擁有某一知識產權的法律憑證。當發(fā)生知識產權糾紛時，它們能起到至關重要的憑證作用。漣源鋼鐵集團有限公司是一家位于湖南省中部的大型鋼鐵企業(yè)，是國家重點支持發(fā)展的300家工業(yè)企業(yè)之一。該公司自1958年建成投產以來，一直簡稱“漣鋼”，卻未將“漣鋼”注冊為正式商標。2004年，一位商人將“漣鋼”惡意搶注之后，向公司索要巨額商標轉讓費。公司將其訴諸法庭。在訴訟過程中，公司檔案館提供了大量的檔案，這些檔案證明，多年來公司在對內對外的往來文件中一直都簡稱“漣鋼”，而且這一簡稱被上級主管部門、客戶、新聞媒體、大眾所認可和大量使用。從而以無可辯駁的憑證說明“漣鋼”屬于該公司的事實商標，最終贏得這場法律訴訟的勝利。[15]在這個案例中，正是檔案成為保護企業(yè)知識產權的有力武器。可見，檔案管理對文件、檔案的原始性和證據價值的關注和維護，有助于保護企業(yè)的知識產權，促進企業(yè)的知識管理。

    注 釋：

    [1]本文不明確區(qū)分文件與檔案，也不明確區(qū)分文件管理與檔案管理。

    [2] 楊舜仁．知識管理與數字文件管理．

    http://www.nii.org.tw/cnt/ecnews/columarticle/article_173.thm，2006-11-12

    [3][7][14]Bruce W Dearstyne．Records Management of the Future: Anticipate, Adapt, and Succeed[J]．Information Management Journal，1999，33 (4)：4～12

    [4] 劉越男．建立新秩序——電子文件流程管理研究[M]．北京：中國人民大學出版社，2006：9

    [5] J Michael Pemberton．KM & RIM: OIL & WATER?[J]．Information Management Journal. Lenexa，2004，38(3)：47

    [6] [13]Ceri Hughes．Blurred Lines Records Management in the Knowledge Management Area[J]．Records Management Journal．2003，13(1)：5～9

    [8] Ikujiro Nonaka and Hirotaka Takeuchi． The Knowledge-creating Company: How Japanese Create the Dynamics of Innovation [M]．Oxford：Oxford University Press， 1995

    [9] 轉引：林東清．知識管理理論與實務[M]．北京：電子工業(yè)出版社，2005：17

    [10] 陳國林．固化組織知識[J]．IT經理世界，2002(7)：104

    [11] 馮惠玲，張輯哲．檔案學概論[M]．北京：中國人民大學出版社，2006：255

    [12] 第十三屆國際檔案大會文件報告集[M]．北京：中國檔案出版社，1997：160

    [15] 根據筆者的調研與訪談。

    作者簡介：徐擁軍，男，中國人民大學信息資源管理學院博士，知識管理中心（Knowledge Management Center）高級咨詢專家。